Privacybeleid

In deze privacyverklaring is vastgelegd welke persoonsgegevens van de leden van de Sociëteit Jan Hamdorff (SJH) door SJH worden verzameld, hoe en voor welke doeleinden deze worden verwerkt en hoe de leden hun privacy rechten kunnen uitoefenen. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om een individu te identificeren of die aan een individu kunnen worden gekoppeld. Op het gebruik van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De SJH verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar leden omdat dit noodzakelijk is voor het functioneren van de sociëteit en doet dit in overeenstemming met deze wetgeving.

1. Welke persoonsgegevens worden verzameld.

De SJH verzamelt de volgende soorten persoonsgegevens:

  1. Persoonlijke gegevens: gegevens die bij het aangaan van het lidmaatschap door het lid zijn verstrekt: (a) middels het voordrachtformulier: voor- en achternaam, geboortedatum, voornaam partner, huisadres, telefoonnummer(s), en e-mailadres, alsmede (b) de door het lid aangeboden foto van hemzelf.
  2. Financiële gegevens: systematisch worden die gegevens vastgelegd van (a) de deelnemers aan een obligatie-schenkingsplan (OSP) en (b) leden van de beleggingsstudieclub, die noodzakelijk zijn voor een juiste verwerking en afhandeling van de deelname aan het OSP respectievelijk de beleggingsstudieclub. De bankrekeningnummers van de leden worden niet systematisch vastgelegd, maar zijn aanwezig in bankafschriften.
  3. Activiteit gegevens: Foto’s alsmede video- en filmopnamen die zijn gemaakt tijdens activiteiten die door de SJH zijn georganiseerd alsmede de van die activiteiten opgestelde verslagen of notulen. Alle deelnemers aan de activiteiten en alle leden van de SJH mogen deze persoonsgegevens verzamelen zonder vooraf toestemming te vragen aan de betrokkenen.
2. Hoe en door wie worden de gegevens verwerkt.
  1. Persoonlijke gegevens met uitzondering van de foto worden door de secretaris van de SJH opgeslagen en bijgehouden in een Excel database. Alle persoonlijke gegevens worden door de secretaris doorgegeven aan de webmaster die deze plaatst op een beveiligd en alleen voor leden toegankelijk deel van de website. De bestuursleden ontvangen maandelijks, en de leden eens per jaar, een PDF-bestand met de persoonlijke gegevens, maar zonder foto, van alle leden. Tenslotte worden de persoonlijke gegevens (inclusief foto) van alle leden eens per jaar gebundeld in een uitgave die uitsluitend op de sociëteit ligt.
  2. De financiële gegevens van de deelnemers aan een OSP respectievelijk leden van de beleggingsstudieclub worden uitsluitend beheerd door het (bestuurs-)lid die door het bestuur van SJH is belast met de uitvoering van het betreffende OSP respectievelijk door de penningmeester van de beleggingsstudieclub. Anderen krijgen geen informatie over of inzage in deze persoonsgegevens tenzij daar een wettelijke verplichting toe bestaat. Een kascommissie kan inzage krijgen in deze gegevens indien zij dit noodzakelijk vindt en mits zij de betrokken deelnemers en de algemene ledenvergadering informeert over het feit van de inzage en de redenen daarvan. De geheel geanonimiseerde, over alle deelnemers aan een OSP respectievelijk de beleggingsstudieclub geaggregeerde (en dus niet naar een persoon herleidbare), financiële gegevens worden in de financiële verlagen opgenomen.
  3. Activiteit gegevens kunnen door degene die de betreffende gegevens heeft verzameld worden gegeven aan de deelnemers aan de betreffende activiteit en aan de niet-deelnemende leden van de SJH. Dat kan bijvoorbeeld door plaatsing op het besloten deel van de website of door een publicatie die uitsluitend op de sociëteit ligt. Activiteit gegevens mogen slechts onder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van alle betrokkenen aan anderen dan deelnemers aan de betreffende activiteit of leden van de SJH worden gegeven.
  4. Vanzelfsprekend staat het alle leden van de SJH vrij om persoonlijke en activiteit gegevens te laten zien aan familie, vrienden en bekenden.
3. Voor welke doeleinden worden de gegevens gebruikt.
  1. Persoonlijke gegevens worden gebruikt voor het verzenden van: – uitnodigingen voor vergaderingen en (subclub-)activiteiten; – betalingsverzoeken (contributies, bijdragen voor deelname aan activiteiten); – voordrachten van nieuwe leden alsmede de afronding van de voordracht; – persoons- en familieberichten die door leden of hun familie aan de secretaris zijn gezonden; – nieuwsbrieven, evenementenkalenders, mededelingen/verslagen/ verzoeken/uitnodigingen van sub-clubs aan hun leden.
  2. Financiële gegevens worden gebruikt voor de verwerking en afhandeling van de deelname van leden aan een OSP respectievelijk beleggingsstudie­club, alsmede, in niet tot individuele deelnemers herleidbare vorm, voor overzichten van de kosten en opbrengst van alle OSP’s respectievelijk het door de beleggingsstudieclub beheerde kapitaal.
  3. Activiteit gegevens worden toegezonden aan of ter inzage gelegd voor de deelnemers aan de betreffende activiteit en voor de overige leden. Activiteit gegevens kunnen worden geplaatst op het beschermde deel van de website. Alleen na toestemming van de betrokkenen worden de activiteiten ook op het openbare deel van de website geplaatst en/of voor een welomschreven doel aan derden gegeven.
4. Hoe lang bewaart de SJH uw persoonsgegevens?
  1. Persoonlijke gegevens in het gegevensbestand van de secretaris en op (het besloten deel van) de website worden gewist bij beëindiging van het lidmaatschap.
  2. Financiële gegevens worden bewaard tot maximaal 5 jaar na het moment waarop deelname aan een OSP respectievelijk de beleggingsstudieclub eindigt. Bankafschriften worden maximaal 10 jaar bewaard.
  3. Activiteit gegevens die in het bezit zijn van het bestuur van SJH worden toegevoegd aan het archief dat bewaard wordt in afgesloten kasten op de sociëteit en ten dele op het (besloten deel van) de website. Activiteitgegevens van subclub activiteiten kunnen worden opgeslagen, op de sociëteit of in het huis van een functionaris van de betreffende subclub, met een bewaartijd die dient te worden afgesproken binnen de subclub.
5. Hoe kunt u uw privacy rechten uitoefenen?
  1. Recht op inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens. U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen bij degenen die deze gegevens verwerken. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek.
  2. U heeft het recht zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden. Dit kunt u doen via de secretaris van het bestuur van de SJH. Geef duidelijk aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een beroep op uw recht op verzet.
  3. De leden kunnen zich te allen tijde met een klacht wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
1 januari 2021